Annuelles ou professionnelles, les campagnes d’entretiens font de nos jours parties intégrantes de la vie des organisations. En plus de permettre de prendre en compte les besoins de l’organisation et ceux des salariés, elles jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de la performance. Il sera donc important de bien les mettre en place pour pouvoir bénéficier de tous les avantages qui y sont liés.
Pourquoi dématérialiser vos campagnes ?
Les campagnes d’entretiens peuvent être longues et chronophages. En effet, elles vont générer beaucoup de données et d’informations à traiter. Elles requièrent en plus du temps, des ressources humaines et matérielles. Dématérialiser des campagnes d’entretiens implique de pouvoir automatiser certaines tâches, entraînant ainsi leur optimisation. Voici quelques avantages liés à une dématérialisation de vos campagnes :
- Meilleur suivi des campagnes d’entretiens : digitaliser les campagnes d’entretiens amène à un meilleur suivi, puisque l’outil informatique indiquera précisément la date de début de campagne, la date de fin ou encore les informations recueillies à un moment précis.
- Centralisation des données et historique de suivi : en plus de suivre les campagnes d’entretiens en cours, les données seront centralisées. L’historique des campagnes pourra également être accessible. La dématérialisation des campagnes d’entretiens permet donc de conserver une traçabilité des informations et de les comparer au besoin.
- Lien avec la formation : la dématérialisation des campagnes d’entretiens permettra également de faire remonter les besoins en formation des salariés et de les traiter plus rapidement. En outre, avoir un logiciel de gestion de la formation en plus de celui de gestion des entretiens peut s’avérer très utile. Les besoins en formation identifiés durant les campagnes d’entretiens pourront en effet, être retrouvés dans le logiciel de gestion de la formation.
Comment dématérialiser vos campagnes d’entretiens ?
La dématérialisation va nécessairement passer par la mise en place d’un logiciel. Il permettra notamment, de dématérialiser tout support papier.
Aujourd’hui des solutions informatiques comme les SIRH (Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines) permettent de dématérialiser les campagnes d’entretiens. Après avoir été mis en place, ils permettront aux décideurs :
- de planifier leurs campagnes d’entretiens (dates, responsables…)
- d’informer leurs salariés et leur envoyer des invitations/rappels
- de créer des questionnaires d’entretien
La mise en place d’un SIRH peut se faire par des éditeurs de logiciels SIRH. Il sera important en amont, de mettre en place un cahier des charges répertoriant les principaux besoins de la structure.
Dématérialiser les campagnes d’entretiens permet aux décideurs de gagner en temps et d’optimiser leur productivité. C’est un réel atout pour toute organisation. Comme dans toute dématérialisation, il sera important de ne pas bousculer les habitudes des salariés avec le nouvel outil. Ainsi, il faudrait que ceux-ci soient formés à son utilisation pour une bonne adhésion du logiciel au sein de la structure.
Par : Marina AGBA
Credit Photo : Unsplash
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