La dématérialisation au service des processus RH
Ces dernières années, les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution de la fonction RH en France. En effet, à l’heure de la transformation digitale, de nombreuses entreprises et collectivités ont pris l’initiative de dématérialiser leurs processus RH pour s’adapter.
La dématérialisation, quésako ?
En bref, la dématérialisation des processus RH permet l’automatisation et la simplification des tâches administratives, souvent chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Elle s’applique aux activités liées aux différents processus RH : la formation, le recrutement, les talents, la paie, etc…
La digitalisation des processus RH concerne également la gestion électronique des documents (GED) qui permet d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents et données associées. La GED comprend par exemple les opérations suivantes : la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage…
Comment dématérialiser les processus RH ?
Pour s’adapter aux changements technologiques et dématérialiser leurs processus RH, les entreprises s’équipent d’une solution SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines).
La mise en place d’un logiciel RH est un projet stratégique, son choix est donc une décision importante ! L’entreprise doit parfaitement identifier ses besoins en amont et choisir une solution évolutive, qui saura s’adapter à ses attentes.
Le futur logiciel RH doit également être compatible et interfaçable avec les autres Systèmes d’Information utilisés par l’entreprise (ex : logiciel de paie).
Par ailleurs, le changement d’organisation au sein d’une structure est souvent difficile. L’idéal est de se doter d’une solution intuitive et simple d’utilisation, pour que tous les acteurs adhèrent à la mise en place de ce nouvel outil de travail !
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
La dématérialisation des processus facilite le quotidien et libère du temps utile aux services RH qui peuvent ainsi se consacrer à leur cœur de métier : l’humain.
Grâce à la déconcentration/décentralisation de l’information, la communication interne est améliorée : tous les acteurs (RH, directeurs, managers, collaborateurs…) accèdent en temps réel aux informations sélectionnées selon leur rôle, en fonction d’un périmètre de droits.
La dématérialisation offre la possibilité aux collaborateurs d’accéder aux informations à distance, où qu’ils soient (lorsque la solution choisie est responsive design). Ainsi, la distance géographique n’est plus un frein à l’accès à l’information. Par exemple, les collaborateurs en déplacement professionnel ou travaillant hors des bureaux peuvent consulter leur planning de formation ou saisir leur entretien depuis un Smartphone ou une tablette et un RH pourra valider les besoins de formation d’un collaborateur depuis un support mobile.
Les échanges entre les collaborateurs et le service RH sont donc simplifiés et le délai de réponse est raccourci. Par exemple, la demande de formation en ligne d’un collaborateur pourra être traitée rapidement par son manager ou par le service RH, selon le circuit de validation paramétré dans l’outil.
La digitalisation des documents RH présente aussi des avantages économiques : réduction des coûts associés à l’achat de papier, à l’impression et la distribution des documents. Les économies sont particulièrement intéressantes lorsque les bulletins de paie sont dématérialisés par exemple.
Enfin, la dématérialisation permet à l’entreprise ou à la Collectivité d’améliorer son image en réduisant son empreinte écologique.
Pourquoi pas vous ?
Le logiciel NEEVA propose des solutions prêtes à l’emploi qui s’adaptent aux différents processus RH pour la gestion de la formation, des compétences, des entretiens et du recrutement.
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Par : Clémentine Gruet
Source photo : Unsplash.com / Crédit : Samuel Zeller