Depuis 2020 le distanciel vient transformer le monde du travail et s’applique à de plus en plus de processus. Qu’en est-il de l’entretien annuel à distance ? Celui-ci est tout à fait envisageable à condition de le préparer correctement. Pour rappel, qu’il soit effectué par voie dématérialisée ou non, l’entretien annuel doit avant tout être un échange entre le salarié et son supérieur hiérarchique. Il doit donc être méticuleusement préparé pour se dérouler dans de bonnes conditions.
Convocation et modalités techniques de l’entretien annuel
En premier lieu, assurez-vous qu’effectuer l’entretien annuel à distance convient à votre salarié. Via un e-mail proposez-lui l’entretien, en prévoyant les modalités de conduite, puis attendez son retour écrit. Une fois l’accord obtenu établissez ensemble les modalités techniques de l’entretien : date, heure ainsi que le canal (téléphone, teams, skype, etc).
La trame et les thèmes à aborder durant l’entretien
Comme si l’entretien annuel avait lieu en présentiel, préparez la trame de support en mentionnant pour chacune des parties les attentes et aspirations et orientations à venir. Enfin, joignez cette trame au mail de convocation afin que votre collaborateur prépare en amont l’entretien. Ainsi, vous pourrez établir un premier bilan.
Le jour J : l’entretien annuel
Avant de débuter l’entretien assurez-vous du bon fonctionnement du matériel et des connexions. Faites en sorte de ne pas être sollicité durant l’entretien en mettant votre téléphone en silencieux et en désactivant votre messagerie interne. Employez des propos clairs, concis et à intervalles réguliers, car il peut arriver que la réception micro hache les échanges. Pour écarter tout malentendu, interrogez votre collaborateur sur ce que vous venez de dire ; par exemple, lui demander de reformuler ou développer un point que vous venez d’argumenter.
L’entretien annuel n’est pas seulement un point sur la réussite ou non du collaborateur, mais également un moyen de vérifier qu’il est épanoui dans son environnement de travail. Laissez donc place à l’échange et au dialogue libre. Afin de conclure l’entretien, prenez le temps de résumer ce que vous vous êtes dit. Ainsi, vous éviterez de vous quitter sur une incompréhension et de provoquer une frustration chez votre interlocuteur.
À l’issue de l’entretien
Réservez-vous un temps juste après avoir raccroché pour rédiger votre compte-rendu puis l’adresser par mail au salarié pour qu’il le valide et signe à son tour. Le compte-rendu doit être précis et convenir aux deux parties.
Par : Inès KindouPosté dans Vie de Bureau le .