Rédiger un cahier des charges SIRH

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Rédiger un cahier des charges SIRH .. pas si facile ! Vous vous demandez probablement par quel morceau commencer, tant l’ampleur de votre projet est importante. Découvrez ci-dessous les grandes lignes qui vous aideront à définir votre cahier des charges.

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1 / Se préparer à la rédaction du cahier des charges

  • Définir l’enjeu et les objectifs avant de rédiger un cahier des charges SIRH : les enjeux d’un projet SIRH sont particulièrement importants pour votre structure. En effet, le système d’information des ressources humaines va avoir un impact sur l’ensemble de vos collaborateurs. Vos nouveaux outils RH vont intervenir sur tous les domaines qui touchent votre structure (paie, gestion des temps, gestion rh etc) ce qui demande de prendre en compte de nombreux facteurs. Exemples d’enjeux : sécuriser les données RH, centraliser l’information etc. Vous définirez vos objectifs grâce à une analyse fine de vos besoins RH, liés à votre service ressource humaines mais aussi au service informatique et financier.
  • Revoir certains processus internes : avant de rentrer dans le vif du sujet, il est important de revoir la méthodologie RH en interne afin d’identifier ce qui peut être perfectible (tâches chronophages, problèmes récurrents etc.) ce qui vous aidera dans la définition de vos besoins fonctionnels. C’est également l’occasion de définir les points forts et les points faibles de votre système d’information existant.
  • Définition de vos besoins fonctionnels SIRH : faites appel à vos utilisateurs finaux pour faire un état des lieux de tous les besoins auxquels le SIRH devra répondre. Vous prendrez en considération les difficultés dans le processus existant énoncées plus tôt, mais aussi les souhaits d’évolution et besoins qui en découlent.
  • Anticiper les contraintes techniques : pour votre installation, vous devez impérativement faire l’état des lieux de votre environnement technique avec votre DSI pour éviter que, par manque de ressources internes, vous ne puissiez exploiter le logiciel correctement. Cela vous permettra de définir l’installation (SaaS ou Licence) à privilégier, les protocoles techniques à respecter et les potentiels recrutements à prévoir.
  • Constituer une équipe en charge du projet : il est très important pour cadrer votre projet de définir une équipe en charge du projet SIRH. Chaque membre de l’équipe doit avoir des missions bien définies pour éviter les confusions et faciliter la communication. Bien souvent, l’équipe est constituée d’un chef de projets, d’experts métiers, d’experts techniques, des utilisateurs et du service communication.
  • Définir le budget : dès le début du projet, définissez et validez une enveloppe budgétaire avec votre DAF. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et un ralentissement de votre projet. Vous étudierez également les différents modes de financement (aides, lots etc). Cette information pourra ensuite être communiquée à toutes les parties prenantes du projet (service financier, direction etc.).
  • Déterminer le calendrier du projet : il est primordial de définir un planning de livraison de votre projet SIRH. Vous avez probablement prévu d’utiliser votre application pour votre prochaine campagne d’entretiens par exemple. Pour que votre souhait soit exaucé, vous devez déterminer le planning de mise en œuvre, indiquant les différentes phases d’un projet d’implantation notamment : le lancement, le déploiement et la mise en œuvre.

2/ Rédiger un cahier des charges SIRH : les éléments essentiels à faire figurer

  • Présenter votre structure (entreprise, collectivité, association etc) : cela permettra à l’éditeur d’évaluer l’ampleur et les enjeux de votre projet. Indiquez l’effectif, nombre d’établissements en France et dans le monde, organisation juridique, perspective de développements et de recrutements…
  • Contexte du projet : détaillez le contexte et l’historique de votre projet. S’agit-il de l’acquisition, de l’intégration de la migration d’un SIRH ? Décrivez les logiciels et supports existants ainsi que vos processus.
  • Objectifs du projet : indiquez les objectifs que vous avez pu déterminer en amont avec votre équipe (gain de temps, modernisation des pratiques, sécurisation des process etc.).
  • Gestion des profils : quels sont vos besoins au niveau des accès utilisateurs ? Combien d’administrateurs ? De managers ? De collaborateurs…
  • Fonctionnalités SIRH : listez vos besoins fonctionnels. Afin d’obtenir des réponses uniformes de la part des éditeurs, créez une grille de réponse fonctionnelle. Vous évaluerez l’importance de chaque fonctionnalité et leur priorité de mise en place. Pour cela, vous pourrez demander pour chacune d’entre elles si la fonctionnalité est : prioritaire, accessoire, long terme, urgente, importante, facultative etc. Les éditeurs auront ainsi une vision claire de vos attentes. Exemples de fonctionnalités : gestion du catalogue de formation, gestion du référentiel des compétences, onboarding etc.
  • Prérequis techniques : indiquez les logiciels déjà installés (paie, GTA etc.), pour lesquels vous aurez besoin d’interfaçage et de reprise de données. Indiquez également tout autre élément technique qui vous semble nécessaire de communiquer à l’éditeur : choix de l’installation en SaaS ou licence, besoin d’accès à l’application par tablettes ou smartphones (sous IOS ou Android), cadre réglementaire etc.
  • Définir les livrables souhaités : c’est à dire l’ensemble des informations et documents constituant la réponse de l’éditeur. Déterminez la deadline de proposition éditeur, votre date de réponse et la date souhaitée de livraison de la solution. Exemples de livrables souhaités : supports de présentation, méthodologie projet, réponse au CC, grille fonctionnelle, budget complet (hébergement, implémentation, formations, services etc), durée d’engagement minimum…
  • Demander des références clients : demandez aux éditeurs les coordonnées de clients similaires à votre structure, afin que vous puissiez prendre contact avec eux et échanger sur la façon dont ils utilisent le logiciel, sur d’éventuelles difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre du logiciel (que ce soit en interne ou avec l’éditeur) et sur l’adhésion de leurs utilisateurs.

3/ Analyser les offres des éditeurs

Passez à l’action ! Après la réception des réponses des différents éditeurs, vous pouvez leur demander d’effectuer une présentation de leur logiciel, personnalisée en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité. Vous pouvez également analyser leur méthodologie projet pour vérifier qu’elle soit en concordance avec votre équipe. Vérifiez enfin que l’éditeur répond aux dernières normes réglementaires (conformité RGPD etc.) liées à votre activité.

Après toutes ces vérifications, au delà de la réponse aux besoins fonctionnels, aux besoins techniques, de la compatibilité projets et des avis clients, votre choix se fera certainement suivant .. votre feeling ! 💗

Par : Mylène Reynaert
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