Le Conseil départemental du Cher est une collectivité territoriale qui compte environ 1900 agents et 86 métiers différents (domaines social, routes, éducation, aménagements du territoire…).
Contexte
Le Conseil départemental du Cher souhaitait disposer, en remplacement du logiciel édité par la société GFI, d’un logiciel plus adapté pour l’assister dans sa gestion de la formation continue de ses agents.
En effet, la formation est un enjeu essentiel de la modernisation de la fonction publique en termes de GPEC, de formation comme levier managérial, de facteur de développement personnel et professionnel et d’amélioration de service rendu au public par la professionnalisation et l’adaptation des compétences des agents.
Parmi les agents de la collectivité, 1500 sont reliés au réseau informatique de la façon suivante :
- 13 sites principaux à Bourges, reliés en fibre optique
- 45 sites distants, reliés par un réseau virtuel (ADSL ou SDSL) et pour la plupart reliés au travers de notre système de clients légers CITRIX
- 27 collèges dans lesquels 2 postes à disposition des personnels sont reliés au réseau du Conseil départemental.
Enjeux
Lorsque nous avons lancé le projet, les attentes du Conseil départemental du Cher étaient les suivantes :
- Anticiper et suivre les besoins de formation pour élaborer le plan de formation
- Exploiter les besoins de formation identifiés lors des différents entretiens de management
- Élaborer les plans de formation collectif et individuel
- Assurer le suivi des demandes inscrites au plan ou non, les formations statutaires obligatoires ainsi que les formations « hygiène et sécurité »…
- Disposer et réaliser des tableaux de bord pour assurer le suivi de l’évolution de l’activité et des besoins du service formation
- Élaborer le bilan de l’activité du service et le bilan social concernant la formation
- Assurer une passerelle entre la collectivité et le CNFPT
- Assurer le suivi budgétaire de toutes les actions de formation
- Aider à la prise de décision pour les grandes orientations
- Décentraliser la saisie
Choix de la solution
Nous avons établi des critères de sélection afin de juger les offres reçues. Nous avons analysé le caractère fonctionnel des différentes solutions :
- La gestion des données de base (sessions, inscriptions, plan de formation…)
- La décentralisation de la saisie de la demande
- Le reporting et les tableaux de bord (interfaces : Astres, Chronogestor, CNFPT…)
- La gestion électronique des documents
- L’archivage des données
- L’adaptabilité
Le niveau des prestations :
- la conduite de projet
- le calendrier de déploiement
- la fourniture, l’installation et l’intégration du logiciel
- le paramétrage
- l’accompagnement aux phases de vérification
- les formations (organisation et contenu)
- les reprises de données de base (agents – historique – organisation)
- les livrables et la documentation
- les prestations complémentaires d’accompagnement
Nous avons également comparé les performances techniques des solutions :
- les performances et les caractéristiques
- la sécurité et la confidentialité
- la gestion du déploiement sur les postes clients
- les sauvegardes et la restauration
Après une étude comparative approfondie, nous avons sélectionné la solution NEEVA car c’est celle qui répondait le mieux à tous ces critères de sélection.
Mise en place pour le département du cher
La mise en place de l’outil s’est bien déroulée au sein de notre organisation. L’équipe NEEVA en charge du projet était à l’écoute et a bien intégré nos procédures dans la solution.
La mise en place de la solution NEEVA Formation a généré la réorganisation du service formation qui fonctionne désormais de manière plus efficace.
La solution NEEVA a permis la décentralisation de la saisie, le suivi des demandes de formation et l’export des demandes vers le CNFPT. Désormais, nous pouvons également suivre les dispositifs statutaires obligatoires ainsi que les formations « hygiène et sécurité » des agents de la collectivité.
L’application nous permet également de réaliser des tableaux de bord pour assurer le suivi et apporter une aide à la décision.
Par ailleurs, la simplification des écrans des agents et des hiérarchiques lors du paramétrage et l’organisation de séances d’information collective pour accompagner la mise en œuvre de la solution ont généré un retour positif des utilisateurs. En outre, chaque agent demandeur a bénéficié d’un accompagnement personnalisé.
Bénéfices
La dématérialisation jusqu’à l’agent via l’outil NEEVA a permis à chacun d’être acteur de son parcours de formation. En effet, l’agent saisit sa demande, suit l’intégralité du traitement et des validations de sa demande. Aujourd’hui, il peut consulter à tout moment sa fiche personnelle intégrant son historique et ses comptes.
Les supérieurs hiérarchiques ont une vision globale et en temps réel de l’ensemble des formations de leur équipe. Ils peuvent consulter et imprimer les statistiques de leurs effectifs.
Les conseillers formation bénéficient de l’export des demandes via la plateforme du CNFPT. Dans le cadre de l’accompagnement des agents, la consultation des dispositifs et actions de formation sont facilitées.
Enfin, la dématérialisation des procédures répond à la politique de développement durable de notre collectivité en réduisant les impressions papier.
Conseillers Formation
Conseil Départemental du Cher