Contexte et enjeux
Suite à la réforme de février 2007, relative à la formation professionnelle des agents territoriaux, nous avons souhaité, dès 2008, acquérir une solution de gestion de la formation. Cette solution devait permettre de mettre en œuvre ces nouveaux dispositifs pour les 3000 agents du département, répartis sur plus de 200 sites dans toute la Loire.
De plus, la Direction des Ressources Humaines du Département avait la volonté d’ouvrir son système d’information en permettant une saisie et une validation décentralisée des demandes de formation.
Nous avons choisi la solution NEEVA qui s’est révélée être la plus avancée dans la mise en œuvre applicative des différents dispositifs de la réforme de 2007. Son ergonomie et ses possibilités en termes de personnalisation du design des écrans ont aussi été des atouts majeurs.
Mise en place au Département de la Loire
Au démarrage, les difficultés ont essentiellement été liées aux nouveautés de la réforme. En effet, nous n’avions pas assez de recul sur les processus à mettre en place. Nous avons donc décidé, avec NEEVA, de trouver des solutions et de mener le projet en 2 temps :
- En mode centralisé pour le 1er exercice, afin de permettre aux gestionnaires de formation d’appréhender la réforme et le nouvel outil.
- En mode décentralisé dans une seconde phase où l’ensemble des agents ont eu accès à leurs demandes de formation et à leur suivi.
Bénéfices
La saisie des demandes de formation et la mise en place de circuits de validation par les hiérarchiques a été le premier processus métier à être décentralisé. L’abandon des dossiers papiers et de leurs incessants allers-retours a été le plus grand changement organisationnel.
La technologie web de NEEVA a permis un accès facilité depuis l’Intranet de la collectivité pour l’ensemble des agents.
Depuis la mise en place de la solution NEEVA, le service formation peut consacrer plus de temps à des tâches d’ingénierie de formation. Les échanges avec les agents sont devenus beaucoup plus interactifs. L’agent est devenu acteur principal de sa formation.
Depuis 2 ans, nous bénéficions des échanges automatisés (webservice) mis en place entre NEEVA et le CNFPT concernant leur catalogue de formation et les inscriptions des agents directement sur leur plateforme.
Expérience utilisateurs
La personnalisation des écrans par profil utilisateur via le Mode Design, exclusif à l’application NEEVA, permet de bénéficier d’une solution simple et intuitive. Même les agents de terrain, moins habitués à travailler avec l’outil informatique, ont adopté NEEVA dès la première année pour saisir leurs demandes de formation.
Responsable Projet SI
Chargé de Ressources Humaines – Référent Formation
Département de la Loire