Témoignage Client

SMACL Assurances

Solution de gestion de la formation et gestion des entretiens

Leader de l’assurance territoriale, SMACL Assurances accompagne un peu plus de 20 000 personnes morales de droit public, près de 40 000 associations et plus de 40 000 particuliers pour leurs risques privés ou professionnels. Aujourd’hui, SMACL Assurances enregistre un chiffre d’affaires de 372,6 M€ et compte près de 750 collaborateurs.

Contexte

Notre Département Ressources Humaines ne disposait pas d’un outil permettant de construire une cartographie exhaustive des compétences réellement détenues, de vérifier les adéquations et de fournir des tableaux de bord exhaustifs. Toutes les informations sur la gestion des emplois et des compétences étaient au format « papier » et n’étaient pas centralisées au département des Ressources Humaines. La seule dématérialisation existante, lourde en temps, consistait à stocker des images (pdf). Il nous était donc impossible de recouper les informations avec nos outils RH, nos outils de formation, la base de données interne (recrutement) ainsi qu’avec les informations issues des jobboards. Compte tenu du développement de l’entreprise et du nombre de salariés croissant, la masse d’informations devenait trop importante pour être traitée manuellement.

Enjeux

Les entretiens annuels demandaient beaucoup de temps et d’investissement à chacun et ne permettaient que des interprétations limitées. La gestion globale des entretiens au sein de SMACL Assurances nécessitait d’être modernisée. La nouvelle solution devait donc nous permettre de moderniser et de dématérialiser la gestion des entretiens annuels ainsi que leur exploitation. L’objectif était d’offrir aux salariés une visibilité sur le panel des métiers et des compétences nécessaires pour qu’ils puissent être acteurs de leur projet professionnel. D’autre part, la solution devait permettre aux responsables des directions et des départements d’accéder aux informations nécessaires à l’organisation de leurs services, aux compétences réellement détenues.

Mise en place

Parmi les éditeurs sélectionnés, c’est NEEVA qui répondait le mieux à notre cahier des charges. La solution NEEVA a donc été choisie et le logiciel rapidement installé sur un serveur de test : mise en place de l’interface du personnel, reprise de l’existant (formation) et tests de toutes les fonctionnalités. La solution a ensuite été présentée au CE et, après validation, nous avons débuté les réunions de conduite du changement auprès de l’encadrement des salariés. Les utilisateurs RH, les administrateurs et les salariés ont suivi une formation afin de maîtriser leur nouvel outil de travail. Nous avons lancé une campagne d’entretien pour une population test avant de lancer notre première campagne dématérialisée.

Bénéfices

Depuis 2011, NEEVA Compétences et NEEVA Entretien permettent au Département RH de gagner du temps dans le traitement et le suivi des campagnes d’entretien ainsi que pour l’exploitation des données : analyse des compétences clés de l’entreprise, création de reportings adaptés… NEEVA Entretien a permis à SMACL Assurances d’optimiser le suivi de ses campagnes d’entretien annuel, notamment grâce à la lecture des entretiens non réalisés qui impactent le plan de formation. Un autre atout de la solution est la possibilité de créer aisément tous types d’entretien (évaluation, professionnel, début de mandat,…). Dans une certaine mesure, l’abandon du mode « papier » a également permis de réaliser des économies. Pour conclure, nous pouvons affirmer que les bénéfices de la solution NEEVA sont à la hauteur des enjeux de notre projet initial.

 

Frédéric BITAN, Référent Ressources Humaines
SMACL ASSURANCES