Né en 2000 et présent dans 90 pays, le groupe Syngenta, leader mondial dans son secteur, apporte des solutions intégrées en semences et protection des cultures aux agriculteurs du monde entier.
Contexte
Au sein de Syngenta, une partie des formations sont gérées au niveau du groupe avec un outil de management (7% des formations réalisées par les collaborateurs en France), alors qu’en local les formations étaient gérées sur Excel (93 % des formations réalisées par les collaborateurs en France) par différentes équipes/Program Managers.
La consolidation des données au niveau France s’avérait donc complexe, chronophage et sujette à des pertes de données. De plus, les managers et les collaborateurs n’avaient pas de vision claire de l’avancement des formations validées, en cours d’organisation ou encore réalisées. L’accès aux historiques de formation était de ce fait très compliqué, de même que le suivi des formations réglementaires et obligatoires, à fort enjeu pour Syngenta.
Enjeux
Le but du projet était donc de mettre en place pour la France un outil de management de la formation commun qui nous fasse gagner en efficacité et en fiabilité des données, particulièrement sur le portefeuille des formations du périmètre Hygiène, Santé, Sécurité, Environnement et Qualité. L’outil devait également permettre aux managers d’avoir de la visibilité en temps réel sur les formations planifiées, les historiques, les plans de formation en cours et les habilitations de leurs équipes. L’entreprise, quant à elle, souhaitait améliorer le suivi des formations réglementaires et obligatoires ainsi que le budget formation.
Choix de la solution
La solution NEEVA Formation était déjà utilisée avec satisfaction sur certains sites de production en Europe. L’outil nous a paru suffisamment agile pour suivre les formations et particulièrement les habilitations de nos collaborateurs (CACES, autorisations de conduite, habilitations électriques…). Nous avions la possibilité de mettre en place une solution qui réponde à notre mode de fonctionnement, sans paramétrage individualisé trop poussé. La fonctionnalité « Mode design » nous permettait également d’offrir aux utilisateurs un outil au plus près de leurs besoins.
Mise en place de NEEVA formation chez Syngenta
Nous avons commencé par remettre à plat notre processus formation : l’existant et les points que nous souhaitions améliorer. Puis, nous avons mis en place un certain nombre d’ateliers fonctionnels qui ont permis aux experts NEEVA d’analyser nos sous-processus afin d’étudier la faisabilité de leur paramétrage. S’en est suivi la phase de reprise de données, puis la formation du groupe projet et la phase de test. En aval, nous avons mis en place une formation spécifique pour nos gestionnaires et des guides utilisateurs pour les collaborateurs et managers.
L’équipe NEEVA s’est montrée disponible et à l’écoute de nos besoins. Les points réguliers avec le chef de projet NEEVA ont permis une dynamique d’avancement positive.
Bénéfices
Nous n’avons pas eu à modifier nos processus en profondeur. La nouveauté pour les collaborateurs a été d’utiliser un outil pour réaliser leurs demandes de formation et pour s’inscrire à certaines sessions.
Pour SYNGENTA, les points forts de la solution sont indéniablement la fonctionnalité « Mode design », qui permet de personnaliser l’outil, mais également la partie suivi des habilitations avec la possibilité d’avoir des alertes sur les habilitations en fin d’échéance, ou périmées. Les historiques importés sont également assez agiles pour nous permettre de réintégrer des formations a posteriori.
Nous avions souhaité une solution ouverte en termes d’accès aux collaborateurs, managers, partenaires RH et responsables HSEQ des différents sites. Le partage de l’information était primordial pour nous, afin que chacun puisse faire son travail correctement, tout en garantissant la confidentialité des données. En cela la solution a réellement répondu à nos besoins.
Expérience utilisateurs
Dans un milieu professionnel de plus en plus digitalisé, il n’est pas évident pour certains utilisateurs d’intégrer l’utilisation d’un énième outil informatique. Néanmoins, les utilisateurs trouvent la solution mise en place intuitive et apprécient le fait d’avoir accès à l’information à la source.
Responsable des Formations Légales HSEQ France
SYNGENTA